任何活动都有其发生的地点,或者叫场地,场所,场馆。活动的举办者可以是个人,可以是政府,可以是非政府组织,也可以是公司。他们组织了大量的活动,这些活动都有其发生的地点,有些地点无须付费。
一、什么是活动场地?
活动场地(Event Venue)是举办活动的场地。
在文中,应注意其与场馆的区别,场馆是专门用来举办活动的封闭性场地(室内活动场地)。因此,活动场地包括场馆,也包括室内非专门用于举办活动的场地(如餐馆),以及室外专门或非专门用于举办活动的场地。也就是说,不管场地的性质是否专用于举办活动,只要其适合举办活动,在举办活动时,都可以称其为活动场地。
在英文中,应注意其与site的区别。Site亦是活动场地,但强调的是“现场”。所以,当说Venue
Management时,说的是场地管理,是场地管理方对场地的管理;说SiteManagement时,说的是现场管理,是活动组织者/专业组织者对活动现场的管理。
大多数情况下,一个活动只涉及一个场地;但有时候,一场活动可能会涉及多个场地。比如春晚,可能在不同的城市设置分会场;比如旅行活动,会涉及不同的景点;比如外宾来访活动,会有一系列活动在不同地点举行。即使在一场活动的一个场地中,也会涉及到同期活动的不同场地,只是小场地包含在大场地之中罢了。在这些情况下,我们都以涵盖这些场地的最大半径作为活动的大场地,而系列活动、子活动、衍生活动等分别考察小场地。
二、有哪些类型的活动场地?
1. 自有场地
很多个人活动可以发生在自己的家中,比如家庭聚会。在中国的农村地区,婚礼、寿礼、葬礼等活动的举行,也发生在自家的庭院中。
而由机构组织的活动,不管是政府活动、非政府组织活动,还是公司活动,大多数活动发生在机构的办公区域,这些活动通常是会议、小组讨论等。有些组织内部还有娱乐场所、餐饮场所等,供组织举办活动。
2. 餐馆酒楼
餐饮酒楼是举办活动的重要场所,活动形式如朋友聚会、相亲、宴会等。很多婚庆等庆祝活动也发生在餐馆酒楼。一般情况下,餐馆酒楼并不收取场地费,但场地费实则包含在膳食的成本之中。
3 酒店
酒店是一个非常重要的活动场所,在以活动产业为题材的展览会(如IT&CM)中,酒店是数量较多的参展商。酒店可以作为主要活动场所,因为酒店中多设有会议室,甚至有的酒店还有较大的场地可以办展览会,酒店的餐饮设施又可以举办类似餐馆酒楼中举办的活动,如聚会、宴会、婚庆等。另外,酒店可以作为一些活动的辅助场所,因为酒店的最基本的业务——住宿服务,是大多数为期不止一天的活动所需要的。
4. 会展中心
会展中心是各地方政府最为重视的活动地点,从各地方政府乐于建设会展中心就可见一斑。会展中心有三种:会议中心(Conference
Center)以举办会议为主,兼有一些酒店的功能如住宿、餐饮,如上海国际会议中心;展览中心(Exhibition
Center)以举办展览为主,如上海展览中心;会展中心(ConventionCenter)既可以举办会议,也可以举办展览,又可以举办大会,如上海国家会展中心。
5. 公园
很多个人或组织的活动可以在公园举办,公园自己也会举办一些活动,如顾村公园樱花节。
6. 广场
广场有大有小,小的广场可能就在一个大楼的下面,如上海的港汇广场。在港汇广场的楼前,天气情好的时候,经常会有一些公司的产品促销活动。大型的广场,如上海的人民广场,可以举办节庆活动。更大的广场,如天安门广场,还可以举办大阅兵活动。
7. 体育场
体育场是体育活动的举办地点,足球赛等各种体育比赛发生于体育场中。体育场还是大型演唱会的举办地点,因为这里可以容纳更多的人。
8. 校园
校园是当仁不让的活动集聚地,校园中最不缺的就是场地,有体育场、有会议室、有教室。校园中有学生会和很多校园社团组织,学校官方和社团组织在这里举办了大量的活动。有时,这些场地还可能租给校外的机构。
9. 游船
如果让活动有点惊喜,何不把活动的地点放在游船上呢。我在2004年参加上海交大管理学院成立20周年庆的时候,其中晚宴就放在了黄浦江上的一艘游船上。2001年APEC上海会议,也有一场会议放在了周庄的一艘游船上。游船上可以举行宴会,也可以举行会议,甚至还可以举办婚礼。如果是邮轮呢,恐怕效果会更会出奇。
还有很多活动场地,比如博物馆,可以举办艺术展览;比如剧院或电影院,可以举办演出,甚至可以召开公司大会;比如风景区,可以奖励旅游;比如网络,可以举办网络活动……
活动的地点无所不在,任何人之所到的地点都可以是活动的地点。生活是由活动组成的,生活所到之外无不是活动发生之地。但一个计划性的特殊活动需要有创意的策划,你可以把活动安排在上述地点,但何不再创意一下,把活动安排在沙漠里、安排在草原上、安排在森林中、安排在山顶上、安排在巴士中、安排在飞机上、安排在太空中、安排在水下、安排在树上……呢?
三、如何找到这些场地?
互联网时代,使我们可以在网络上寻找到我们想要的活动场地,而这也归功于那些场地寻址机构(Venue Finding Agencies, VFA),
或称为场地寻址公司(Venue Finding Companies, VFC)或场地寻址商(VenueFinders)。
目前,在VFA行业,竞争非常激烈。如果在google上搜索Venue Finding
Agencies,你会找到很多这样的机构,提供各种各样的场地,如Cvent、Zibrant、AbsoluteVenues等。在中国,我们百度一下“找场地”,类似的机构也不是小数量,例如会唐网、会小二、酒店哥哥、淘会场、云Space、场地网、场地通、会聚网、会议客、丫空间、我要开会等。还有一些网站平台,专门有场地的专栏供查找场地使用,如活动家-会场、携程-会场、游天下-北京聚会别墅、踢球人-球场等。
很多场地查找平台,实际上也是活动发布平台,甚至是活动管理平台。而这将必定成为未来的一个趋势:在一个平台上,既能寻找场地,也能发布活动,还可以管理活动,即所谓的all-in-1平台。
我们还应从更广泛的视角来看待VFA,尤其是活动形式较为单一的情况下。比如活动的主要形式是聚餐,那么去大众点评网就可以找到一家餐馆;如果活动的形式是看电影,去蜘蛛网上找个影院买几张票也就是了;如果活动的形式是K歌,也有那么多的K歌网站呢……
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